LE CARATTERISTICHE ESSENZIALI
Il mio percorso professionale è segnato da un filo conduttore…la comunicazione, il marketing e gli eventi.
Ho sempre amato molto, sin da piccola, ascoltare, dialogare, comunicare, cogliendo aspetti diversi dell’essere umano. L’empatia è un istinto naturale che va coltivato e sviluppato nel tempo. Tutto questo mi ha portato nel mio percorso di studi ad indirizzarmi verso un lavoro che migliorasse questo mio modo di essere e lo alimentasse.
Partendo da queste motivazioni sono entrata nel mondo della comunicazione, degli eventi aziendali da 20 anni circa e nel mondo dell’organizzazione dei matrimoni da 10 anni a questa parte.
Indubbiamente, questa professione l’ho scelta perché è divertente e molto entusiasmante. Aiutare gli sposi a realizzare il giorno più bello della loro vita, scegliendo, con loro, la scenografia, il tema, ascoltando le loro esigenze, attraverso mesi di duro lavoro insieme, al fine di rendere tutto perfetto, è meraviglioso e molto gratificante!
Essere Wedding Planner ha il beneficio di essere invitata a tutti gli eventi di settore, soggiornare in hotel meravigliosi, conoscere fornitori molto bravi e prestigiosi. Questi aspetti sono quelli più GLAM e belli che attirano maggiormente, ma, di contro, ci sono degli aspetti da considerare seriamente prima di decidere di intraprendere questa professione.
- LA COMUNICAZIONE
Gli organizzatori hanno a che fare con tantissime tipologie di clienti e di fornitori e per questo bisogna essere persone pazienti e saper usare toni diversi nelle varie situazioni che andremo ad affrontare. E’ necessario imparare ad usare una comunicazione che sia versatile.
Le Wedding Planner trascorrono parecchio tempo con le loro spose, a volte sentendosi, anche, ogni giorno e si crea un legame basato sulla onestà, la fiducia e il reciproco rispetto. Solo attraverso queste basi la WP riesce a capire e a organizzare il giorno del matrimonio secondo i desideri della sposa, dello sposo e dei loro cari, in modo tale che questo resti un ricordo indelebile nella loro mente. Anche il rapporto con i fornitori è molto importante, perché senza di loro sarebbe impossibile pianificare un matrimonio che tutti contribuiscono a rendere speciale. E’ molto importante sottolineare che ogni specialista è una persona che va trattata con rispetto e professionalità e con alcuni di loro la Wedding Planner forma la propria rete di professionisti del settore fidati e competenti. E’ bene, quindi, imparare ad usare diplomazia in situazioni che possono metterci alla prova, tipo incomprensioni o disaccordi con i clienti o i fornitori. Per una persona timida e introversa questo puo’ essere il lavoro meno adatto, perché il suo carattere potrebbe essere di ostacolo per l’avvio dell’attività.
- CALMA, EMPATIA ED EMOZIONI
Il matrimonio è l’evento più intimo e personale che ci possa essere. Molte future spose programmano questo giorno sin da bambine e di conseguenza sono coinvolte profondamente dal punto di vista emozionale. La Wedding molte volte si trova di fronte spose molte stressate ed emotive ed è nostro il compito di mantenere la calma e rassicurare le nostre clienti. Questo è già un lavoro stressante, ma quando capitano clienti molto ansiosi o particolarmente stressati, non è facile gestirli ed è proprio la nostra capacità di entrare in empatia con loro e di trasmettere fermezza ma nello stesso tempo dolcezza e comprensione che porta al successo dell’evento.. Di contro, alcune volte bisogna, anche, avere la capacità di dire no e di allontanare dei potenziali clienti particolarmente fastidiosi.
Sei coinvolta a 360° in uno dei momenti più belli della vita di una coppia. Trascorri mesi accanto alla sposa e alla sua emotività, allo sposo e alla sua ansia e ai genitori, in particolar modo la mamma della sposa, che nella maggior parte dei casi, sono le più ansiose e, a volte, impongono il proprio parere. Quindi bisogna essere brave a non farsi coinvolgere negli stati d’animo dei diretti interessati, ma, anzi, cercare di gestirli con professionalità e fermezza.
- STRESS E STANCHEZZA
La Wedding non ha orari, soprattutto nei periodi pieni di matrimoni, lavora 24 ore su 24. Non ci sono week end né festività che tengano. I momenti migliori per incontrare i clienti sono sempre i week end, perché loro sono più liberi dal lavoro. Tutto ciò viene sottratto ai propri affetti e alla famiglia. Essere Wedding Planner vuol dire avere una tabella di marcia che non ha orari lavorativi standard, quali dalle 9 alle 18 al giorno.
Lavorare per organizzare il giorno del matrimonio è un lavoro stancante e stressante. Si lavora duramente nei mesi precedenti al matrimonio fino al giorno prefissato. Devi avere un timeline perfetto e rispettare e far rispettare le tempistiche dai fornitori e tutti i dettagli stabiliti per la buona riuscita della giornata. Alla fine del giorno del matrimonio si è completamente esausti. Devi essere in piedi per almeno 12-15 ore ed essere mentalmente operativa e vigile per affrontare ogni tipo di imprevisto.
Gestire e coordinare un evento è uno dei lavori più stressanti, perché si lavora anche per evitare, prevenire e risolvere i problemi dell’ultimo minuto. Dobbiamo essere bravi a pensare al piano B, C e D e pensare a tutto nei minimi dettagli e a tutto quello che potrebbe succedere in modo tale da attrezzarsi per affrontarlo e risolverlo subito. Bisogna avere la calma e la lucidità di pensare a come risolvere un imprevisto senza perdersi d’animo, dover rispettare le tempistiche, gestire più di 15 fornitori e calmare l’ansia dei clienti.
- ORGANIZZAZIONE E GESTIONE
Essere ben organizzate è una caratteristica essenziale per distinguere una brava professionista del settore da una amatoriale. Come consulente nell’organizzazione dei matrimoni bisogna garantire al cliente di avere un sistema organizzativo ben strutturato e fondato su basi solide. Una sola piccola dimenticanza o un piccolo dettaglio non considerato puo’ mettere a repentaglio l’intera organizzazione e la buona riuscita dell’evento. La Wedding dev’essere multitasking e gestire il tempo in maniera eccellente. Dev’essere capace di saper gestire più matrimoni nello stesso tempo, avendo traccia di tutti i documenti, dei contratti di ogni singolo matrimonio e stare attenta ai dettagli senza entrare in confusione. Deve saper gestire e organizzare lo staff, i fornitori, le scadenze, gli accordi e tanto altro. Durante il processo organizzativo deve lavorare con diverse coppie per il loro matrimonio, spesso le date sono vicinissime e, quindi, riuscire a mandare avanti tutto con tempistiche e organizzazione perfetta. Se non lo sei ne andrà della tua reputazione e del tuo lavoro.
- CREATIVITA’
Nessuno vuole che il proprio matrimonio assomigli a quello di qualcun’altro ed è , quindi, compito della Wedding Planner avere quel genio creativo che renda unico un evento dall’altro. L’ispirazione viene dall’insieme dei desideri dei tuoi clienti con spunti che trovi in giro per confezionare la tua idea vincente. Puoi catalogare delle idee attraverso foto, esempi, articoli in cartelle da cui prendere spunto al momento giusto. Ogni evento richiede una creatività diversa. Ci vuole creatività per ogni dettaglio, dall’allestimento della location alla composizione floreale, dalle luci agli inviti e così via.
- PIANIFICAZIONE DELLE SPESE
Come abbiamo detto più volte, pianificare un matrimonio non è solo divertimento e creatività, ma vuol dire avere a che fare con compiti meno GLAM ma assolutamente necessari quali la gestione del budget. Questo per far si che le spese da affrontare rientrino con quanto stabilito inizialmente con i clienti e della quale gestione la Wedding ha la massima responsabilità nel suo operato. La priorità diventa, quindi, quella di creare un budget fattibile e attuabile. Molti clienti hanno idee ben chiare su come vogliono il loro matrimonio, ma non hanno nessuna idea dei costi necessari per raggiungere ciò che desiderano realizzare. Il budget, a volte, è ampio ma in molti casi è piccolo rispetto a quello che il cliente richiede e proprio in questi casi la WP con la sua bravura e creatività deve riuscire a organizzare un evento che soddisfi il cliente, riuscendo a rientrare nel budget. Un organizzatore attento al budget è capace di informare i propri clienti su ogni minima spesa senza nessun tipo di confusione.
- BUSINESS SKILLS
Un elemento molto importante è conoscere abbastanza bene come funziona il business e cosa comporta aprire una partita iva. Infatti, quando si decide di avere un’attività in proprio bisogna, anche, avere una visione generale di tutto e un’infarinatura di marketing, networking, di contabilità e di finanza. Se non ti interessano queste cose è meglio non aprire una partita iva.
Anna Caroli
Titolare Glam Time
Organizzazione eventi
Wedding Planner
Per info: anna.caroli@glamtime.it
Website: www.glamtime.it